Destek Hizmetleri Müdürlüğü Yönetmeliği
Tarih : 554 defa incelendi
ÇINAR BELEDİYE
B A Ş K A N L I Ğ I
DESTEK HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
ÇINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Destek Hizmetleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Hukuki dayanak
MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 22/02/2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen,
Belediye : Çınar Belediyesini,
Başkan : Çınar Belediye Başkanını,
Başkan Yardımcısı : Belediye Başkan Yardımcısını,
Meclis : Çınar Belediye Meclisini,
Encümen : Çınar Belediye Encümenini,
Müdürlük : Destek Hizmetleri Müdürlüğünü,
Müdür : Destek Hizmetleri Müdürünü,
Şef : Destek Hizmetleri Müdürlüğü Şefini,
Personel : Destek Hizmetleri Müdürlüğü çalışanlarını ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri
Kuruluş:
MADDE 5- (1) 3223 sayılı yasa ile kurulan ilçemizde, Destek Hizmetleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48’inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 04.05.2009 tarih ve 29 sayılı kararıyla kurulmuştur.
Müdürlüğün görevleri
MADDE 6- (1) Müdürlüğün görevleri:
Belediyenin alım, satım, hizmet, yapım işlerinin 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 sayılı K.İ.K., 4735 sayılı K.İ.S.K. hükümlerine uygun olarak yapılması için;
Birimlerince teklif veya tespit olunan ihtiyaçların iç ve dış piyasalardan mevzuata uygun olarak alınması konusunda gerekli bütün işleri yapmak.
İç ve dış piyasadan temin edilen malzemenin muayenesini yaptırmak, tesellümlerini temin etmek, bedellerinin ödenmesi için ilgili müdürlüklere tahakkukunu yaptırmak.
Tesellümü yapılan malzemelerin ambara girişini sağlamak, mevcut ambarları idare etmek.
Belediye Müdürlüklerinde kullanılmakta olan demirbaş eşyanın talimatnamesi gereğince tadilat, düşüm ve takiplerini ve diğer işlemlerini yaptırmak.
Kullanma imkânı kalmayan malzemenin elden çıkarılması için gerekli işlemleri yapmak ve yaptırmak.
Levazım mevzuna giren bilumum işleri sevk ve idare etmek, lüzumlu kontrolleri yapmak ve yaptırmak.
Belediye ambar giriş ve çıkışları, stok kontrolü, malzeme hareketleri, maliyet ve verimlilik analizleri, yatırımların takibi, başkanlıkça istenilen diğer konuların bilgisayar programları ve fiili olarak sayım ve takibini yapmak.
Kurumun elektrik, elektronik ve demir doğrama gibi işlemlerini yapmak veya yaptırmak,
İhale hazırlıkları, uygulanışı ve sonuçlandırılmasıyla ilgili işleri yapmak,
Çeşitli kamu kuruluşlarından gelen talepleri değerlendirmek,
Taşınır kayıt kontrolüyle ilgili her türlü işlemi yapmak,
Hizmet binalarının bakım, onarım ve temizlik işlerini yapmak veya yaptırmak,
Hizmet binalarının güvenliğiyle ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak,
Hizmet binalarının elektrik, su, telefon gibi abonelik işlemlerini yapmak ve bu işlemler ile ilgili envanterin tutulmasını sağlamak,
Diğer müdürlüklerin asli görevleri dışında kalan tefrişat ve bilgisayar ekip ve ekipmanlarını sağlamak, ilgili birimlere teslim etmek.
(2) Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri:
Evlenmek isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek, Evlendirme Yönetmeliği hükümlerince iş ve işlemleri takip etmek,
Nikâh akidlerini gerçekleştirmek,
Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Teşkilat
MADDE 7- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdürden oluşur.
Personelin unvan ve nitelikleri
MADDE 8- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.
Destek Hizmetleri Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
Evlendirme Memuru: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri, Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik ve 07/11/1985 tarih ve 18921 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Evlendirme Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda atanır.
Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 9- (1) Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları:
Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,
Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,
Müdürlüğün sevk idare ve disiplininden sorumludur,
Müdürlüğün harcama yetkilisidir,
Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,
Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,
Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygulatır,
Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,
Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisine sahiptir,
Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir,
5393 sayılı kanunu ve diğer belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Müdürlüğün görevleri
MADDE 10-
Satın Alma İşleri:
Müdürlüğün ihtiyacı olan sarf ve demirbaş malzemelerin temin edilmesini ve kayıtlarının mevzuata uygun olarak tutulmasını sağlamak,
Talep edilen malzemeleri mevcut yasa ve yönetmelikler dâhilinde temin etmek,
Satın almalar ile ilgili olarak tahmini bedel (yaklaşık maliyet) tespitine dayanak olmak üzere piyasadan teklif almak,
4734 sayılı kanun çerçevesinde 22/d hükümleri gereğince; 5018 sayılı kanun ve Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde iş ve işlemleri yapmak.
İdari İşler:
Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirmek,
Tüm büro işlerinin özenle yürütülmesini sağlamak,
Müdürlük kalemindeki gelen-giden evrak kayıt ve zimmet defterlerini düzenlenmek ve her türlü yazışmaları yapmak ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
Müdürlükte hazırlanan her türlü dosya ve evrakın düzenlemesini yapmak,
İlgili mevzuatın ön gördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak,
Hizmet binalarının bakım, onarım ve temizlik işlerini yapmak veya yaptırmak,
Hizmet binalarının güvenliğiyle ilgili işlemleri yapmak veya yaptırmak.
Ayniyat ve Ambar İşleri:
Müdürlüğün yetki ve sorumlulukları dâhilinde yapılacak veya yaptırılacak her türlü mal ve hizmet alımlarının yürürlükte olan kanun ve yönetmelikler doğrultusunda kontrol ve denetimi ile muayene ve kabul işlemlerini yapmak, taşınır işlem fişlerini düzenlemek, işlemlerini Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerince takip etmek,
Demirbaş kayıtlarını tutmak ve tüm demirbaşları titizlikle korumak,
Demirbaşa kayıtlı eşyaların yılsonu denetimini sayımını yaparak yıllık mizanlarını çıkartmak,
Ayniyat kayıtları ve zimmet senetlerini düzenlemek ve korumak,
Yılsonu tadat (sayım) icmal cetvellerini düzenlemek,
Ambar kayıtlarını tutar, giriş ve çıkışları düzenlemek,
Müdür tarafından verilen görevleri yerine getirmek,
İhale İşleri:
Yapılacak ihaleler için, Kamu İhale Kurumundan ihale kayıt numarası almak,
İhale ilanlarını 4734 ve 2886 sayılı kanunlar ile ilgili mevzuat gereğince hazırlamak,
Hazırlanan ilanların ilgili yerlerde (kamu ihale bülteninde, yerel gazetelerde vb.) yayınlanması için gerekli işlemleri yapmak,
Belediye hizmetleri için ihtiyaç duyulan her türlü araç ve ekipmanın kiralama işlerini yapmak, hizmetin şartnamesine uygun verilmesini kontrol ve takip ederek sonuçlanmasını sağlamak,
İhale zarflarının alındı belgesi karşılığında teslim alınması işlemlerini yapmak,
İhale esnasında kullanılacak ihale tutanaklarını hazırlamak ve bu tutanakların teslim alınan ihale zarflarıyla birlikte ihale saatinde ihale salonuna gönderilmesini sağlamak,
İhale dosyalarını ihale komisyonu başkan ve üyelerine yasal süre içinde teslim etmek, ihale ilanını müteakip ihale dosyaları ile ilgili işlemleri yapmak,
İhale komisyonunca alınan ihale süreci ile ilgili bütün kararların gerekli yazışma ve tebligatlarını yapmak,
Diğer müdürlükler tarafından ihaleye çıkılacak işler ile ilgili ihale dosyalarının hazırlanmasına yardımcı olmak,
İhale komisyonlarının sekretarya hizmetlerini yürütmek,
Her türlü yapım işleri, mal ve hizmet alımları ihaleleri için gerekli idari ve teknik şartnameleri ilgili birimlere hazırlatmak ve belediye tarafından ihale edilecek tüm işlerin, ihale talebinde bulunan müdürlük tarafından hazırlanmış ihale keşif (maliyet), dosya, sözleşme ve eklerine göre ihale işlemlerinin gerçekleşmesine yardımcı olmak.
Evlendirme İşleri:
Evlenmek isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek,
Başkan adına vekâleten nikâh akdini gerçekleştirmek,
Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak,
Belirlenen nikâh gününde nikâh akdini gerçekleştirmek,
Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanmasını sağlamak,
Evlenme akdinin İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak,
Nikâh akdi gerçekleştirilen çiftlere ait bilgilerin, istatistikî bilgilerin oluşturulabilmesi için Devlet İstatistik Enstitüsüne gönderilmesini sağlamak,
Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürlüğü yetkililerine gerekli kolaylığın gösterilmesini ve bu yetkililerce istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde bulundurulmasını sağlamak,
Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikâhlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlamak,
İlgili kayıtların tutulmasını ve saklanmasını sağlamak.
Gelen - Giden Evraka Yapılacak İşlemler
MADDE 11-
Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir.
Arşivleme ve Dosyalama
MADDE 12-
Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlenir.
Dosyalama işlemi konularına göre ayrı ayrı yapılır.
- Gelen evrak dosyası
- Giden evrak dosyası
Müdürlükte işlem gören plan, proje ve ruhsatların yılına ve sayısına göre tespiti.
Yazışma
MADDE 13- Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon
Hizmetlerin icrası
MADDE 14- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.
Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek gereği için ilgililerine verilir.
Görevin planlanması: Destek Hizmetleri Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
Görevin icrası: Destek Hizmetleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
İşbirliği ve koordinasyon
MADDE 15- (1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;
Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır,
Destek Hizmetleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar toplanır, konularına göre dosyalanır ve gereği yapılır,
(2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon; Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya Başkan yardımcısı imzası ile yürütür.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hususlar
MADDE 16- (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.
Yürürlük
MADDE 17- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisinin onayından sonra yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 18- (1) Bu yönetmelik hükümleri, Başkan tarafından yürütülür.